IT sprendimai

IT sprendimai

Dokumentų valdymo sistema, DVS programa


Kas yra dokumentų valdymas? Šis terminas dažniausiai siejamas su dokumentų valdymo sistemos (DVS programa) sąvoka, kuri yra kuriama įmonėms tam, kad galėtų kuo patogiau archyvuoti, valdyti ir sekti elektroninius dokumentus bei elektronines nuotraukas, gautas nuskenavus popierinius vienos ar kitos rūšies dokumentų variantus. Trumpai tariant, dokumentų valdymo sistema (DVS programa) yra apie tai, kaip būtent Jūsų kompanija sugeba kuo efektyviau archyvuoti, valdyti bei sekti savo elektroninius dokumentus. O dokumentais mes galime laikyti visą sukauptą medžiagą, kurią naudojome kūrimui, paskirstymui ir kitiems papildomiems tikslams kompanijos veikimo eigoje.

 

Atsižvelgiant į šių laikų išmaniųjų technologijų galimybes, dokumentų valdymo sistemą (DVS programą) galime lengvai apibrėžti kaip įrangą, padedančią kontroliuoti ir susisteminti turimus dokumentus visos organizacijos mastu. Dokumentų valdymo sistema (DVS programa) buvo viena iš pirmtakų turinio valdymo technologijose ir remiantis šių laikų tendencijomis šios sistemos leidžia turėti bazinius funkcionalumus Jūsų turimų dokumentų valdymui ir kontrolei. Jūs gaunate galimybę prireikus tam tikrų failų ar dokumentų jais patogiai naudotis čia ir dabar.

 

Tam, kad būtų suprantamiau, galime išskirti keletą pagrindinių fukcijų, kurias Jums suteiktų būtent Jūsų kompanijai individualiai sukurta dokumentų valdymo sistema (DVS programa):

  • Dokumentų pasirašymo automatizavimas. Šios funkcijos dėka galima lengviau surinkti reikiamus parašus tarp įvairių skyrių, sukurti skirtingus lygmenius.
  • Dokumentų saugojimas bei išsaugojimas, užrakinimas, tam, kad su juo dirbant vienam žmogui ir atliekant pakeitimus, tie pakeitimai neklaidintų kito žmogaus;
  • Pasiekiamumo kontrolė;
  • Skirtingų dokumento versijų kontrolė. Šios funkcijos dėka matysite buvusias dokumento versijas ir kuo ji skiriasi nuo kitų;
  • Audito sekimas – galimybė matyti dokumento korekcijas per visą jo buvimo laikotarpį ir pan.

 

Žinoma, reikia nepamiršti ir to, kad šiais informacinių technologijų laikais mums tenka dirbti su dideliu kiekiu informacijos bei ją apdoroti. Ir tai ne tik tekstai, bet ir daug media tipo informacijos, nuotraukos, garsiniai įrašai ir kita. Todėl čia atsiranda prioritetas ne kiek mes turime informacijos, o kaip mes sugebame ją suvaldyti. Dokumentų valdymo sistema (DVS prorgama) lengvai integruojama su kitais Microsoft šiolaikiniais dokumentų ruošimo paketais (MS Word, MS Excell ir kiti). Taigi, tam, kad sumažinti laiko, sąnaudų kaštus ir didinti efektyvumą, daugumai kompanijų jų kasdieniame versle tampa reikalingos dokumentų valdymo sistemos (DVS programos). Kiekvieną dieną mus pasiekiant gausiam informacijos kiekiui tampa svarbu ne tik ją gauti, kas dažniausiai vyksta labai paviršutiniškai, bet ją gavus ir pasinaudoti tuomet, kai prireikia.

 

 

Tam, kad išpildyti šį norą, esame mes – komanda, kuri gali individualiai pakonsultuoti, atsakyti į Jums kylančius klausimus bei išpildyti lūkestį - turėti savo unikalią dokumentų valdymo sistemą (DVS programą), kurios pagalba taps tikrai paprasčiau ir patogiau dirbti su gaunamais informacijos kiekiais.